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employees developement system (EDS)Ein Projekt im Rahmen des Diplomkurses für Einkaufsmanager am Wirtschaftsförderungsinstitut Linz, 2002
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Vorprojektphase: Vor dem tatsächlichen Beginn eines Projekts steht die Vorprojektphase. Sie gehört noch nicht zum eigentlichen Projekt, sondern dient lediglich der Vorbereitung der Projektentscheidung durch den jeweiligen Vorgesetzten oder Mitarbeiter (in der Regel auch der Projektauftraggeber). Wichtig: Die nachfolgenden
Projektphasen (Planungs-, Durchführungs- und Abschlussphase) werden nur bei
Bewilligung des Projekts gestartet, es
muss somit nicht zwingend aus jeder Vorprojektphase auch ein Projekt entstehen!
Im Gegenteil:
Ein deutliches Indiz für eine "gute" Projektkultur in einem
Unternehmen ist die Quote der "abgewiesenen" Projektvorschläge aus
der Vorprojektphase. Dies zeigt, dass die mit der Projektentscheidung betrauten
Auftraggeber (Mitarbeiter/Vorgesetzte) Prioritäten setzen und nur jene Projekte
bewilligen, die auch zur Erreichung der unternehmensübergreifenden Strategie (corporate
strategy) dienen. Die Vorprojektphase
beinhaltet folgende Schritte:
1. Projektinitiierung Grundsätzlich
sollten alle Mitarbeiter eines Unternehmens das Recht haben, Projekte zu
initiieren. Sinnvollerweise sollten dies primär Aufgaben und Problemstellungen
sein, welche in ihren Zuständigkeitsbereich fallen und die Projektkriterien erfüllen
(siehe "Was ist ein
Projekt?").
2. Grobplanung Die
Projektentscheidung durch den jeweiligen Mitarbeiter wird bedeutend erleichtert,
eine Grobplanung als Entscheidungsgrundlage gemacht wurde. Eine solche
Grobplanung des Projekts sollte Aussagen zu folgenden Punkten enthalten: ·
Beschreibung der
Ausgangssituation; ·
Projektziele und den
–nutzen; ·
Projektabgrenzung und der
Projektkontext; ·
mögliche Teammitglieder; ·
benötigte personelle
Ressourcen; ·
Projektbudget bzw. –kosten; ·
mögliche Projektrisiken. enthalten. Eine
Grobplanung sollte nach Möglichkeit den Umfang von 1-2 DIN A4 Seiten nicht
wesentlich überschreiten, also eine echte "Executive Summary". 3.
Projektentscheidung Die
Projektentscheidung sollte nach Möglichkeit gemeinsam mit dem Projektinitiator
getroffen werden. Wichtige Kriterien einer Projektentscheidung sind in der Regel ·
Projektnutzen ·
Priorität für das gesamte
Unternehmen ·
Projektkosten ·
personelle Ressourcen (Engpässe?) ·
Projektdauer ·
Risikogehalt des Projekts ·
etc. Hinweis: Natürlich kann es
vorkommen, dass vorgeschlagene Projekte nicht genehmigt werden (aus oben
genannten Gründen). Abgewiesene Projektvorschläge sollten auf jeden Fall erläutert
und mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprochen werden, um Missverständnisse,
Frustration und Unverständnis zu vermeiden.
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